Wie wird ein neues Zeiterfassungsmodell erstellt?

Wenn bereits ein ähnliches Zeiterfassungsmodell vorhanden ist, empfehlen wir, ein bestehendes zu kopieren und anschliessend anzupassen. Damit sparen Sie sich viel Zeit und verhindern Einstellungsfehler.

Unter den Einstellungen finden Sie das Menu Zeiterfassungsmodelle. Darunter finden Sie die Liste der Zeiterfassungsmodelle.

Für die Neuerfassung klicken Sie auf das rote Plus, dann öffnet sich die Erfassungsmaske. Zum Kopieren klicken Sie auf das Zeichen mit den zwei Blättern.

Grunddaten

Zeitvorgaben / Sollzeiten

Unter Sollzeiten werden auf der Zeitachse die gültigen Sollzeiten erfasst. Wenn diese ändern, können sie mit einem neuen Eintrag geändert werden.

1. Erfassen Sie das Gültigkeitsdatum.
2. Hier werden die Stunden pro Tag zu 100% erfasst. Diese werden für die Umrechnung in ganze Tage verwendet
3. Von Montag bis Sonntag werden die gültigen Sollzeiten erfasst. In der Regel von Montag bis Freitag. Bei Modellen mit fixen Tagen werden nur diejenigen Tage erfasst, an den gearbeitet wird.
4. Mit der Aktivierung der Box wird der Tag für die Erfassung gesperrt.

Zeitvorgaben / Regeln für Arbeitszeiten

Hier können Regeln für die Zeiterfassung definiert werden, abhängig von der Zeit und dem Tag an welchem die Erfassung erfolgt. Damit können Regeln für die Nachtarbeit, Sonntagsarbeit, fixen Pausen sowie Zeiten ausserhalb der Arbeitszeit definiert werden.

1. Zeit von/bis, für welche die Regel gilt. 24:00 wird als 23:59 eingetragen.
2. Erfassungstyp, welcher in dieser Zeit genutzt werden soll.
3. Wochentage, an welchen die Regel gültig ist.

Konfiguration Erfassungstypen

Auf dieser Seite können für die einzelnen Erfassungstypen noch spezielle Erfassungsregeln erfasst werden.

1. Das Aktiv-Flag aktiviert diesen Erfassungstyp für dieses Zeiterfassungsmodell. Mit dem zusätzlichen Flag "Sichtbar für Benutzer" kann der Benutzer dieses für die Erfassung nutzen.
2. Wenn der Timer aktiv ist, kann dieser Erfassungstyp nur mit dem Timer genutzt werden. Das heisst, dass keine manuellen Eingaben oder Anpassungen möglich sind.
3. Wenn von/bis aktiv ist, muss der Benutzer die genaue Zeit mit von und bis Zeit angeben. Ohne dieses Flag können auch nur die Anzahl Stunden erfasst werden. Wenn nur das Total der Stunden erfasst wird, spricht man von der vereinfachten Zeiterfassung.
4. Bei der Erfassung kann obligatorisch eine Bemerkung z.B. zu einer Absenz erfasst werden.
5. Wenn die Option Projekte aktiv ist, kann hier pro Erfassungstyp definiert werden, ob ein Projekt hinterlegt werden muss und ob dies obligatorisch oder optional ist. Wenn die Erfassung eines Projektes eine hohe Wichtigkeit hat z.B. für die Weiterverrechnung, wird die Erfassung in der Regel obligatorisch erklärt, damit nichts vergessen wird.
6. Wenn Kostenstellen im Einsatz sind, kann aktiviert werden, ob diese für diesen Erfassungstyp gespeichert werden. 
7. Bei der Erfassung können zusätzlich Aktivitäten erfasst werden. Diese können für verschiedene Zwecke genutzt werden. Z.B. für die Angabe von Absenzgründen, NBU/BU-Hinweis oder für die Erfassung von wenigen  und einfachen Projekten.

Pausenregelungen

Das Gesetz schreibt vor, welche minimalen Pausen der Mitarbeiter einhalten muss. Das Unternehmen muss somit sicherstellen, dass diese Pausen während der Arbeit entsprechend eingehalten werden.

Das System kann kontrollieren, ob entsprechende Pausen genommen wurden und allenfalls die Arbeitszeit entsprechend korrigieren. Dies ist jedoch höchstens als Ersatzhandlung zu sehen und ersetzt nicht die primäre Erfassung und Dokumentation der Pausen der erfolgten Pausen.

ClickTime kann die minimalen Pausen überprüfen und bei deren Fehlen eine automatische Korrektur der Arbeitszeit vornehmen. Dies erfolgt mit folgenden Regeln:

1. Geben Sie der Regel einen Namen, welcher bei einer Korrekturbuchung in die Bemerkungen geschrieben wird.
2. Wählen Sie den Typ "Mindestarbeitszeit"
3. Wählen Sie den Erfassungstyp "Pause" aus, mit welchem eine Korrektur verbucht wird.
4. Wenn die Option Projekte aktiv ist, kann die Pause auch auf ein fixes Projekt gebucht werden.
5. Geben Sie die Anzahl Arbeitsstunden ein, bei welcher diese Regel angewendet wird. Z.B. von 7:01 Stunden bis 9:00 Stunden für die Regel mit der halbstündigen Pause.
6. Geben Sie die minimale Pause an, welche vorhanden sein muss.
7. Geben Sie die Anzahl Tage an, welche das System rückwirkend prüfen soll. Dies berücksichtigt, dass die Zeiterfassung nicht immer tagesaktuell ist.
8. Aktivieren Sie das Flag "Pausen korrigieren". Die Anzeige ist noch nicht aktiv.