Mit der Jahresendverarbeitung werden die Saldi von Ferien, Gleitzeit, Überzeit und weiteren Saldi berechnet und als Saldovortrag ins neue Jahr geschrieben. Dazu wird ein Datensatz im Mitarbeiterstamm unter Jahresvorträge erstellt. Sie wird in der Regel zu Beginn des neuen Jahres manuell durchgeführt.
Es werden immer die Saldi von allen Mitarbeitern berechnet und vorgetragen. Bei mehrfacher Verarbeitung werden die alten Saldi immer wieder überschrieben. Diese können falls in einzelnen Fällen notwendig auch manuell geändert werden, was jedoch nicht empfehlenswert ist.
Wenn einzelne Saldi angepasst werden müssen, empfehlen wir immer eine Saldoanpassung durchzuführen, da diese unveränderlich ist.
In der Regel haben noch nicht alle Mitarbeiter am 3. Januar alle Zeiten erfasst, so dass die Jahresendverarbeitung später noch einmal durchgeführt werden muss z.B. nachdem bei allen Mitarbeitenden durch den Vorgesetzten die Stunden im alten Jahr genehmigt worden sind.
Die Jahresendverarbeitung kann beliebig oft durchgeführt werden.
Wenn das Jahr definitiv abgeschlossen ist, kann das Jahr mit dem Sperrdatum unter Jahresendverarbeitung gesperrt werden. So können keine Änderungen mehr gemacht werden. Falls jedoch noch Änderungen notwendig sind, kann der Administrator das Sperrdatum nochmals zurücksetzen.
Nach jeder rückwirkenden Änderung muss die Jahresendverarbeitung nochmals durchgeführt werden.
Jahresübertrag in ClickTime, Schritt für Schritt
Einstellungen wählen, dann Jahresendverarbeitung aufrufen
Auf dieser Maske ist ersichtlich:
Erfassungsperiode, bis wann ist die Zeit Erfassung gesperrt
Anzeige ab wann die Zeit Erfassung dargestellt wird
Jahr von welchem die Saldi übertragen werden
Ausführungsbutton
Jahr, in welches die Saldi übertragen werden
Wann wurde das letzte Mal die Jahresendverarbeitung ausgeführt
Wer hat die Jahresendverarbeitung ausgeführt
Jahresendverarbeitung durchführen
Ausführen klicken
Bestätigen mit Ja
Speichern klicken und die Seite verlassen, Berechnung wird im Hintergrund durchgeführt. Oder einfach kurz warten.
Häufige Fragen
Warum Manuelle Ausführung?
Die Ausführung des Saldovortrages macht erst anfangs Jahr Sinn, wenn im alten Jahr im wesentlichen die Einträge vollständig sind. Ansonsten würden fehlende Stunden als Minus vorgetragen.
Mit der manuellen Ausführung stellt man sicher, dass insbesondere bei nachträglichen Korrekturen der Vortrag zum gewünschten Zeitpunkt stattfindet, wenn z.B. alle Änderungen fertig erfolgt sind.
Warum sollen Jahresvorträge mit einer Saldoanpassung und nicht durch eine Anpassung der Jahresvorträge angepasst werden?
Wenn aus bestimmten Gründen der Jahresendsaldo korrigiert werden soll oder gemäss Vereinbarung nur ein Teil vorgetragen werden soll, dann muss eine Saldoanpassung erfolgen, da eine manuelle Korrektur der Jahresvorträge durch jede Jahresendverarbeitung überschrieben wird.
Kann ich die Stunden auf null setzen?
Ja, dies wird zum 31.12. des Vorjahres mit einer Saldoanpassung gemacht oder kann je nach Saldo mit einer Einstellung auch automatisch erfolgen.
Kann die Jahresendverarbeitung mehr als einmal durchgeführt werden ?
Ja, Sie kann so oft wie nötig durchgeführt werden. Wir empfehlen das erste Mal am Anfang des Jahres, damit die Mitarbeiter bereits die Vorträge kennen und allenfalls noch einmal nach Änderungen oder nachdem die Stundenerfassung im alten Jahr abgeschlossen und genehmigt ist.
Was passiert wenn ich die Jahresendverarbeitung nicht durchführe ?
Es werden keine Salden aus dem Vorjahr übertragen. Jeder Mitarbeiter startet mit sämtlichen Salden bei Null.
Warum soll die abgelaufene Periode gesperrt werden?
Zur Sicherstellung, dass die Daten nicht nachträglich noch abgeändert werden. Durch diese Sperrung können auch mit der Vorgesetzten-Rolle keine Daten mehr geändert werden. Jede Änderung muss nun von einem Administrator durchgeführt werden. Das Sperrdatum sollte mindestens Ende Jahr gesetzt werden und kann auch während dem Jahr genutzt werden, um Perioden zu schliessen.
Periode sperren trotz Monatsgenehmigung?
Spätestens Ende Jahr sollte das Sperrdatum immer gesetzt werden. Dies als Bestätigung, dass alles kontrolliert wurde. Damit verschwindet auch der Button für den Jahresvortrag, welcher somit nicht mehr notwendig ist.
Unter dem Jahr kann es sinnvoll sein, das Sperrdatum zu setzen, wenn z.B. Auszahlungen wie Stundenlöhner erfolgt sind und nachträglich keine Änderungen mehr erfolgen können.