Unter den Einstellungen finden Sie das Menu Mitarbeiter. Darunter finden Sie die Liste der Mitarbeiter. Es werden die aktiven Mitarbeiter angezeigt, welche aktuell eine Anstellung haben. Die Ausgetretenen sowie die in Zukunft eintretenden werden unter den inaktiven angezeigt. Wählen Sie dazu den entsprechenden Filter.
Für die Neuerfassung klicken Sie auf das rote Plus, dann öffnet sich die Erfassungsmaske.
Personaldaten
Erfassen Sie die Personaldaten des Mitarbeitenden.
Benutzerzugang
Falls der Mitarbeiter einen Zugang via PC oder Smartphone hat, erfassen Sie ebenfalls die Daten für den Benutzerzugang. Wenn ein Terminal eingesetzt wird, wird auch die Badge-Nummer erfasst. Die PIN wird bei der Benutzung der Team-Zeiterfassung auf dem Tablet verwendet.
Rollen und Rechte
Im ClickTime werden folgende Rollen verwendet, welche beim Mitarbeiter zugeordnet werden können:
Benutzer
Der Benutzer kann seine persönliche Zeit erfassen, sowie seine Zeiten auswerten.
Manager
Der Manager kann die Zeiten seines Teams sehen und auswerten.
Admin
Der Administrator kann alle Einstellungen für die Zeiterfassung vornehmen, die Mitarbeiter erfassen sowie die Rollen verteilen.
Projekt Admin
Der Projektadministrator kann alle Einstellungen bezüglich der Projekt- und Leistungserfassung vornehmen.
Projektleiter
Der Projektmanager kann seine Projekte auswerten und die Projektstunden bearbeiten.
Planung Admin
Der Planungsadministrator kann die Planung einrichten und die Planungsvorlagen erstellen. Er kann keine Teams planen ohne die zusätzliche Rolle Planer.
Planer
Der Planer kann seine ihm zugeordneten Teams planen.
API-User
Der API User kann sich bei automatisierten Schnittstellen anmelden.
SSO Admin
Der SSO Admin kann die technischen Daten für das Microsoft365 Single-Sign-On verwalten.
Zusätzliche Rechte
Neben den Rollen können zusätzliche Rechte erteilt werden:
- Zuordnung von Berechtigungsgruppen
- Falls die Planung eingesetzt wird, kann die Planungsgruppe festgelegt werden sowie welche Planungsgruppen zusätzlich angezeigt werden.
- Falls die Projektoption eingesetzt wird, kann die Benutzergruppe festgelegt werden, welche die Anzeige der Projekte steuert.
- In der Tageserfassung kann eine Präsenzliste angezeigt werden. Hier wird die Anzeige der zusätzlichen Abteilungen festgelegt.
- Für die Anzeige im Outlook-Kalender und bei den Ansichten z.B. Ferienübersicht können zusätzliche Abteilungen zugeordnet werden.
Anstellung
In der Anstellung werden die Bedingungen der Anstellung festgehalten. Wenn ein Parameter ändert, dann wird die Anstellung beendet und eine neue eröffnet mit den angepassten Parametern. Einfachheitshalber kann die alte Anstellung kopiert werden.
Wenn der Mitarbeiter Teilzeit arbeitet und ein pro Rata Modell hat, können seine fixen Arbeitstage erfasst werden, welche dann bei der Periodenerfassung berücksichtigt werden. Bei der Regelarbeitszeit werden hier die fixen Arbeitstage hinterlegt, welche für die Berechnung der Sollzeit massgebend sind.
Kostenstellen
Dem Mitarbeiter kann eine Stammkostenstelle zugeordnet werden, welche bei der Zeiterfassung berücksichtigt wird. Bei Bedarf können auch mehrere Kostenstellen mit einem prozentualen Anteil zugeordnet werden. Zu diesem Zweck wird die Kostenstelle 999 gewählt, womit dann eine Aufteilung möglich ist.
Jahresvorträge
Beim automatischen Jahresvortrag (Jahresendverarbeitung) wird für alle Saldi ein Vortrag berechnet und beim Mitarbeiter hinterlegt. Dieser Wert stellt dann die Ausgangslage für das neue Jahr dar. Die Saldi Ende 2018 werden somit berechnet und als Saldovortrag 2019 gespeichert.
Falls notwendig können die Saldi auch manuell erstellt oder geändert werden.
Saldoanpassungen
Einmalige Änderungen der Saldi werden unter Saldoanpassungen vorgenommen. Gründe sind z.B. Auszahlung von Überstunden, Gutschrift von Ferien wegen Jubiläum, Korrektur der Ferien wegen Krankheit oder unbezahlten Ferien etc.
