Wenn der Mitarbeiter alle Spesen erfasst hat, kann er sich einen Spesenrapport mit oder ohne gescannte Belege ausdrucken und diesen unterzeichnen. Anschliessend geht dieser zum Vorgesetzten oder in die Buchhaltung.
Gleichzeitig können die erfassten Spesen durch den Vorgesetzten elektronisch genehmigt werden.
Nach der Genehmigung können diese nicht mehr geändert werden.