Wie wird ein neues Zeiterfassungsmodell erstellt?

Mit den Zeiterfassungsmodellen lassen unterschiedliche Lösungen, Berechnungen und Arbeitsweisen für unterschiedliche Mitarbeitergruppen verwalten.

Wenn bereits ein ähnliches Zeiterfassungsmodell vorhanden ist, empfehlen wir, ein bestehendes zu kopieren und anschliessend anzupassen. Damit sparen Sie sich viel Zeit und verhindern Einstellungsfehler.

Unter den Einstellungen finden Sie das Menu Zeiterfassungsmodelle. Darunter finden Sie die Liste der Zeiterfassungsmodelle.

Für die Neuerfassung klicken Sie auf das rote Plus, dann öffnet sich die Erfassungsmaske. Zum Kopieren klicken Sie auf das Zeichen mit den zwei Blättern.

Grunddaten

In den Grunddaten werden verschiedene Möglichkeiten und Einstellungen aktiviert, welche bei der Zeiterfassung genutzt werden können.

1. Die Kategorie steuert im Wesentichen die Berechnung der Sollzeit. Es sind folgende Möglichkeiten vorhanden:
   1. Mit Sollzeit: In diesem Modell wird von jedem Arbeitstage die Sollzeit gemäss Pensum berechnet. Gleichzeitig werden die Feiertage ebenfalls gemäss Pensum gutgeschrieben.
   2. Ohne Sollzeit: In diesem Modell wird keine Sollzeit berechnet. Dies wird für Mitarbeiter ohne Pensum verwendet wie z.B. Stundenlöhner und andererseits für Kadermitarbeitende, welche nur Absenzen aber keine Arbeitszeit erfassen.
   3. Regelarbeitszeit: Bei der Regelarbeitszeit werden die Arbeitstage in der Anstellung fix hinterlegt, welche die Basis für die Berechnung der Sollzeit sind. Feiertage werden nur gutgeschrieben, wenn diese auf einen Regelarbeitstag fallen.
2. Diese Stundenanzahl steuert die Terminaleinträge. Falls die Gehen-Buchung mehr als z.B. 14 Stunden nach dem Kommen liegt, wird eine Gehen-Buchung erstellt. Damit verhindert man Folgefehler, wenn am Vorabend vergessen wurde auszustempeln.
3. Bei der Tageserfassung kann eine Präsenzliste eingeblendet werden, welche anzeigt, welche Mitarbeiter bereits eingestempelt haben.
4. Bei Dienst- und Schichtplanungen können die Absenzen wie z.B. Krankheit oder Unfall gemäss geplanten Schichten gutgeschrieben werden. (In der Periodenplanung angewendet)
5. Die Gutschrift gemäss Planung wird während einer vorgegebenen Anzahl Tage vorgenommen. Anschliessend wird z.B. eine Gutschrift gemäss Pensum vorgenommen.
6. Die Zeiterfassung kann durch den Mitarbeiter abgeschlossen werden, was durch einen blauen Unterstrich ersichtlich ist. Dies als Zeichen für den Vorgesetzten, dass die Erfassung vollständig ist und genehmigt werden kann.
7. Die Erfassung von Absenzen kann bis zur Höhe der täglichen Sollzeit limitiert werden.
8. In der Wochenerfassung gibt es die Möglichkeit, eine zusätzliche Maske für die gleichzeitige Erfassung von mehreren Einträgen aufzurufen. Diese Möglichkeit wird hier aktiviert.
9. Wenn bei der Nutzung von Projekten die Erfassung der Präsenzzeit getrennt von den Projektbuchungen erfolgt, kann eine Kontrollzeile eingeblendet werden, welche allfällige Differenzen aufzeigt.
10. Hier wird die Verwaltung von zusätzlichen Vorholzeiten aktiviert, welche die Berechnung der Sollzeiten steuert und die Erfassung von Absenzen. Mehr Details finden sie in den separaten Beiträgen.
11. Hier werden je nach Modell die Saldi aktiviert, welche dem Mitarbeiter angezeigt werden sollen. So wird z.B. dem Stundenlöhner kein Feriensaldo angezeigt.

Gleitzeit / Überzeit

Hier werden einige Möglichkeiten eingestellt, um Gleitzeit und Überzeit zu steuern.

1. Falls es eigene Regelungen für Wochenstunden über 45/50 Stunden gibt kann hier die Abgrenzung aktiviert werden, so dass alle wöchtenlichen Arbeitsstunden darüber auf den Überzeitsaldo verbucht werden. Die Abgrenzung findet jeweils am Sonntag nach Beendigung der Woche statt.
2. Für die Gleitzeit gibt es ein Ampelsystem, welches den Saldo ab einem gewissen Wert orange oder ab der zweiten Stufe rot anzeigt.
3. Der Übertrag des Gleitzeitsaldos Ende Monat kann limitiert werden, so dass überschiessende Stunden abgeschnitten werden.
4. Mit dieser Eingabe wird eine Anzahl Überstunden pro Monat abgeschnitten, welche somit im nächsten Monat nicht kompensiert werden können.

 

Zeitvorgaben / Sollzeiten

Unter Sollzeiten werden auf der Zeitachse die gültigen Sollzeiten erfasst. Wenn diese ändern, können sie mit einem neuen Eintrag auf der Zeitachse eingetragen werden.

1. Erfassen Sie das Gültigkeitsdatum.
2. Hier werden die Stunden pro Tag zu 100% erfasst. Diese werden für die Umrechnung in ganze Tage verwendet
3. Von Montag bis Sonntag werden die gültigen Sollzeiten erfasst. In der Regel von Montag bis Freitag.
   
4. Mit der Aktivierung der Box wird der Tag für die Erfassung gesperrt.

 

Zeitvorgaben / Regeln für Arbeitszeiten

Hier können Regeln für die Zeiterfassung definiert werden, abhängig von der Zeit und dem Tag an welchem die Erfassung erfolgt. Damit können Regeln für die Nachtarbeit, Sonntagsarbeit, fixen Pausen sowie Zeiten ausserhalb der Arbeitszeit definiert werden.

1. Zeit von/bis, für welche die Regel gilt. 24:00 wird als 23:59 eingetragen.
2. Erfassungstyp, welcher in dieser Zeit genutzt werden soll.
3. Wochentage, an welchen die Regel gültig ist.

 

Konfiguration Erfassungstypen

Auf dieser Seite können für die einzelnen Erfassungstypen noch spezielle Erfassungsregeln definiert werden.

 

1. Das Aktiv-Flag aktiviert diesen Erfassungstyp für dieses Zeiterfassungsmodell. Mit dem zusätzlichen Flag "Sichtbar für Benutzer" kann der Benutzer dieses für die Erfassung nutzen.
2. Wenn der Timer aktiv ist, kann dieser Erfassungstyp nur mit dem Timer genutzt werden. Das heisst, dass keine manuellen Eingaben oder Anpassungen möglich sind.
3. Wenn von/bis aktiv ist, muss der Benutzer die genaue Zeit mit von und bis Zeit angeben. Ohne dieses Flag können auch nur die Anzahl Stunden erfasst werden. Wenn nur das Total der Stunden erfasst wird, spricht man von der vereinfachten Zeiterfassung.
4. Bei der Erfassung kann obligatorisch eine Bemerkung z.B. zu einer Absenz erfasst werden.
5. Wenn die Option Projekte aktiv ist, kann hier pro Erfassungstyp definiert werden, ob ein Projekt hinterlegt werden muss und ob dies obligatorisch oder optional ist. Wenn die Erfassung eines Projektes eine hohe Wichtigkeit hat z.B. für die Weiterverrechnung, wird die Erfassung in der Regel obligatorisch erklärt, damit nichts vergessen wird.
6. Wenn Kostenstellen im Einsatz sind, kann aktiviert werden, ob diese für diesen Erfassungstyp gespeichert werden und ob diese optional oder obligatorisch sind.
   
7. Bei der Erfassung können zusätzlich Aktivitäten erfasst werden. Diese können für verschiedene Zwecke genutzt werden. Z.B. für die Angabe von Absenzgründen, NBU/BU-Hinweis oder für die Erfassung von wenigen  und einfachen Projekten.
8. Die Eingabe z.B. von Ferientagen kann auf halbe oder ganze Tage eingeschränkt werden.
9. Die Kommen- und Gehen-Zeiten können auf 5 oder 15 Minuten gerundet werden.

 

Pausenregelungen

Das Gesetz schreibt vor, welche minimalen Pausen der Mitarbeiter einhalten muss. Das Unternehmen muss somit sicherstellen, dass diese Pausen während der Arbeit entsprechend eingehalten werden.

Das System kann kontrollieren, ob entsprechende Pausen genommen wurden und allenfalls die Arbeitszeit entsprechend korrigieren. Dies ist jedoch höchstens als Ersatzhandlung zu sehen und ersetzt nicht die primäre Erfassung und Dokumentation der erfolgten Pausen.

ClickTime kann die minimalen Pausen überprüfen und bei deren Fehlen eine automatische Korrektur der Arbeitszeit vornehmen. Unsere Pausenregelungen können die unterschiedlichsten Regeln prüfen. Im einzelnen ist jedoch das Unternehmen verantwortlich, dass diese mit den gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen übereinstimmen.

1. Geben Sie der Regel einen Namen, welcher bei einer Korrekturbuchung in die Bemerkungen geschrieben wird.
2. Wählen Sie den Erfassungstyp "Pausenkorrektur" aus, mit welchem eine Korrektur verbucht wird.
3. Wenn die Option Projekte aktiv ist, kann die Pause auch auf ein fixes Projekt gebucht werden.
4. Geben Sie die Anzahl Tage an, welche das System rückwirkend prüfen soll. Dies berücksichtigt, dass die Zeiterfassung nicht immer tagesaktuell ist und später nochmals ergänzt oder korrigiert wird.
5. Diese Regel prüft, ob über Mittag zwischen zwei vorgegebenen Zeiten eine Mindestpause an einem Stück genommen wurde.
6. Die Prüfung der Mindestpause an einem Stück kann an das Fehlen einer manuell erfassten Pause gekoppelt werden.
7. Hier können für drei unterschiedliche Dauern von Arbeitszeiten minimale Pausen verlangt werden. Diese Regel muss aus technischen Gründen aus mindestens zwei Zeiten bestehen.
8. Die Mindestpause kann immer gesamthaft oder als Differenz korrigiert werden.
9. Die Zeitdauer für die Berechnung der Mindestpausen kann eingeschränkt werden, wenn z.B. Arbeiten am Abend oder Sitzungen von der Prüfung ausgenommen werden sollen.